Ngoại thương là công việc nắm bắt dòng chảy của hàng hóa, tiền, và chứng từ liên quan đến giao dịch xuất nhập khẩu và thực hiện các thủ tục để việc giao dịch diễn ra thuận lợi.
Mặc dù đây là ngành ngoại thương với phạm vi công việc đa dạng, nội dung công việc thực tế có phần khác nhau tùy thuộc vào việc bạn phụ trách "xuất" hay "nhập".
Lần này, mình sẽ giới thiệu cụ thể về việc người đảm nhận công việc bên "xuất" hoặc bên "nhập" mỗi bên đang làm những công việc như thế nào ở công ty thương mại và nhà sản xuất.
1. Quy trình giao dịch xuất nhập khẩu
Khi mua một sản phẩm thường ngày, chúng ta hay thực hiện giao dịch “trả tiền” thay cho “nhận sản phẩm ”. Tuy nhiên, trong trường hợp giao dịch xuất nhập khẩu xuyên quốc gia, việc di chuyển hàng hóa và tiền sẽ mất rất nhiều thời gian và và phải trải qua thứ tự quy trình. Do đó, trong các giao dịch xuất nhập khẩu, một quy trình giao dịch duy nhất đã được thiết lập liên quan đến các thủ tục “vận chuyển hàng hóa” và “thanh toán tiền hàng hóa”.
Thư tín dụng (Letter of credit viết tắt là L/C) * Trong giao dịch, sau khi bên bán và bên mua ký kết hợp đồng mua bán, bên mua nhờ ngân hàng phát hành bảo lãnh thanh toán gọi là thư tín dụng (L/C), và gửi cho bên bán.(Nói ngắn gọn thì nó giống như giấy nợ vậy)
Thư tín dụng (L/C) là một cam kết thanh toán được sử dụng để tránh “rủi ro thanh toán” phát sinh do sự chênh lệch thời gian trong vận chuyển hàng hóa thanh toán tiền hàng. Ngân hàng giao dịch của bên mua đảm bảo thanh toán cho bên bán.
Sau đó, hàng hóa được giao từ bên bán đến bên mua, thanh toán tiền hàng được thanh toán từ bên mua đến bên bán,khi đó sinh ra việc trao đổi bằng cách sử dụng các chứng từ thương mại cụ thể chẳng hạn như hóa đơn, phiếu đóng gói hàng hóa,(bản kê khai hàng hóa) và vận đơn đường biển (B/L) *.
Công việc chính của ngành XNK là hiểu được vai trò và quy trình của các chứng từ thương mại này và thực hiện các thủ tục và sắp xếp không thể thiếu cho các giao dịch xuất nhập khẩu.
* Vận đơn đường biển (B/L) là chứng từ ghi rõ việc giao nhận hàng hóa. Đối với bên bán, nó là một "phiếu ghi nhận(bill)" để chứng minh rằng hàng đã được giao cho công ty vận tải, và đối với bên mua, nó là một "giấy chứng nhận trao đổi hàng hóa " để lấy hàng.
2. Công việc liên quan đến xuất khẩu
Như các bạn đã thấy từ hình mà tôi đã giải thích trước đó, các công việc của bên bán bắt đầu với việc đàm phán và ký kết hợp đồng với bên mua và chú trọng đến việc giao dịch với các bộ phận sản xuất sản phẩm xuất khẩu và các công ty sản xuất bên ngoài.
Bên cạnh đó, phạm vi công việc rất rộng như là forwarder xử lý các thủ tục vận tải và thông quan để xuất khẩu, ngân hàng liên quan đến việc thanh toán giá hàng hóa, hợp tác với các cơ quan nhà nước liên quan đến thuế (công ty vận tải biển / hãng hàng không" .Cụ thể là một số công việc dưới đây:
Hợp đồng mua bán - Kí kết hợp đồng liên quan đến mua bán hàng hóa với bên mua
Xác nhận thư tín dụng(L/C) - Xác nhận nội dung của thư tín dụng được phát hành bởi bên mua
Sắp xếp vận chuyển hàng hóa - Làm chứng từ vận chuyển(hóa đơn, phiếu đóng gói hàng hóa,...) và sắp xếp thủ tục hải quan.
Thư tín dụng (L / C) mua hàng - Nộp các chứng từ cần thiết cho ngân hàng về việc nhận hàng của bên mua và thu tiền hàng
Thư tín dụng (L/C) là một phương thức thanh toán được sử dụng cho các khoản thanh toán dành riêng cho thương mại.
3. Công việc liên quan đến nhập khẩu
Công việc của bên mua chủ yếu là đàm phán với người bên bán và giao dịch với ngân hàng liên quan đến việc quyết toán thanh toán tiền hàng. Ngoài ra sẽ phát sinh các công việc liên quan đến forwarder - bên lo thủ tục thông quan và nhận hàng khi nhập khẩu và liên quan đến các cơ quan nhà nước như là cơ quan thuế. Cụ thể, chúng ta có các công việc dưới đây:
Hợp đồng mua bán với bên bán - Ký kết hợp đồng liên quan đến mua bán hàng hóa với bên bán
Mở thư tín dụng (L/C) - Bên mua yêu cầu ngân hàng mở thư tín dụng để đảm bảo thanh toán đổi lấy lô hàng của người xuất khẩu.
Xác nhận chứng từ vận chuyển (hóa đơn,phiếu đóng gói hàng hóa, B/L) - Xác nhận các chứng từ do bên bán chuẩn bị
Thanh toán tiền hàng - Trong trường hợp giao dịch thư tín dụng, xác nhận chứng từ và thanh toán cho ngân hàng cùng lúc
Nhận hàng - Bàn giao chứng từ vận chuyển cho bên forwarder và sắp xếp thủ tục hải quan nhập khẩu
Quản lý giao hàng - Đưa hàng hóa đã được cấp phép nhập khẩu vào kho nội địa, sắp xếp và quản lý vận chuyển hàng hóa giao hàng cho khách hàng.
