Trong quá trình xin việc – chuyển việc ở Nhật, điều tối quan trọng không thể tránh khỏi là việc trao đổi với nhà tuyển dụng qua email.
Chắc hẳn các bạn sẽ cảm thấy lo lắng, không biết nên viết email như thế nào? Dùng từ ngữ đã đúng chưa? Nên gửi email vào thời gian nào thì phù hợp?
Bài viết này, chúng ta sẽ cùng tổng hợp lại những manner cơ bản khi liên lạc với nhà tuyển dụng qua email nhé!
Trước khi gặp mặt trực tiếp ở buổi phỏng vấn, ấn tượng đầu tiên của ứng viên trong mắt nhà tuyển dụng đó chính là việc liên lạc qua email. Ứng viên trả lời email sớm, nội dung rõ ràng, câu chữ phù hợp sẽ tạo được thiện cảm với nhà tuyển dụng. Ngược lại, ứng viên trả lời email chậm, nội dung email lủng củng, từ ngữ không phù hợp sẽ gây ấn tượng không tốt cho nhà tuyển dụng.
Do đó, việc nắm được tuân theo những manner cơ bản khi liên lạc bằng email sẽ giúp cho ứng viên tránh những lỗi gây mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng, có thể ảnh hưởng đến kết quả tuyển dụng sau này. Vậy những manner đó là gì?
1. Thời gian trả lời email.
Trả lời email ngay khi nhận được email – Chậm nhất là trong vòng 24h kể từ khi nhận được email từ nhà tuyển dụng.
Trả lời sớm không bao giờ là thừa. Thay vì suy nghĩ là “hạn đến khi nào trả lời”, bạn nên luôn ý thức rằng “đọc được email thì trả lời ngay”. Hoặc chậm nhất là trả lời trong vòng 24h kể từ lúc nhận được email. Trường hợp cần phải xem xét, xác nhận, chưa thể trả lời chính xác ngay được thì phải reply lại 1 email thông báo đã nhận được email, và hẹn lại thời gian sẽ trả lời lại.
Về thời gian trả lời email thì không nhất thiết phải gửi vào 1 thời gian nhất định nào đó. Tuy nhiên, nếu có thể thì gửi email trong thời gian làm việc ngày thường của công ty sẽ tốt hơn, nhà tuyển dụng check email sớm hơn so với gửi email vào cuối tuần, hay nửa đêm. Giờ giấc gửi email không đến mức quá quan trọng, tuy nhiên cũng không phải là không có những nhà tuyển dụng để ý đến những tiểu tiết đó. Do vậy ứng viên khi gửi email để ý một chút đến giờ gửi email sẽ tốt hơn.
2. Tiêu đề email
Một ngày, nhà tuyển dụng nhận được rất nhiều email. Thứ đầu tiên nhà tuyển dụng lướt qua chính là Tiêu đề email. Một email không có tiêu đề, hay tiêu đề khó hiểu sẽ gây ấn tượng không tốt, hay thậm chí nếu 1 email ứng tuyển mà tiêu đề sai sẽ khiến email của bạn bị bỏ qua và mất cơ hội tuyển dụng. Do vậy, 1 email với tiêu đề rõ ràng dễ hiểu với Việc – Tên (用件・名前 – Liên lạc về việc gì? Từ ai?) sẽ giúp cho nhà tuyển dụng có thể hình dung ngay được nội dung của email, tiết kiệm thời gian và gây ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng. Những thông tin không cần thiết, không rõ ràng gây dài dòng khó hiểu như Chào hỏi, cảm ơn đều không cần ghi lên tiêu đề email.
Khi trả lời lại email, hay liên lạc qua lại về 1 nội dung, sẽ có từ “Re:” ở đầu tiêu đề email, các bạn cần giữ nguyên chữ Re: và tiêu đề email cũ, không nên sửa gì cả. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng nắm được nội dung email là về việc gì ngay khi nhìn thấy tiêu đề email.
3. Nội dung email
Về cơ bản, phần nội dung email sẽ bao gồm 5 phần chính: Người nhận – Lời chào hỏi – Nội dung – Câu kết – Ký tên
a. Nơi nhận: Ghi đầy đủ không viết tắt tên chính thức của công ty, phòng ban, chức vụ và tên đầy đủ của người nhận. Trường hợp không rõ tên của người phụ trách thì có thể thay bằng 「採用ご担当者様」.
Ví dụ:
○○○○株式会社
人事部 採用ご担当者様
b. Lời chào hỏi: Về cơ bản thì câu chào hỏi sẽ là 「お世話になっております」(đối với lần đầu tiên sẽ là 「お世話になります」). Tiếp sau là tên của người gửi (không cần thiết phải kèm tên công ty hay chức vụ ngay cả trong trường hợp đang làm mà chuyển việc).
Nếu bạn đang tham gia ứng tuyển hay phỏng vấn ở công ty đó thì có thể thêm 「貴社中途採用に応募しております●●（họ tên）です」(Tôi là … người đang ứng tuyển vào quý công ty) hay「●日に一次面接して頂きました●●（họ tên）です」(Tôi là … người đã tham gia phỏng vấn lần 1 vào ngày …) để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng nhận ra người gửi là ai.
c. Nội dung: Cần chia đoạn rõ ràng, viết mạch lạc, nội dung dễ hiểu. Cụ thể các bạn có thể tham khảo cách viết ở các mẫu email bên dưới.
d. Câu kết: Có khá nhiều cách kết email sử dụng mẫu câu có sẵn và cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc email. Tham khảo thêm ở mẫu ví dụ bên dưới.
e. Ký tên: Thông tin cần ghi ở phần chữ ký bao gồm Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email (không cần tên công ty hay chức vụ). Nên sử dụng 1 dòng gồm những ký tự đơn giản như – hay =, * để ngăn cách với phần Nội dung phía trên.
*** Trường hợp reply lại email, những nội dung của email cũ sẽ tự động ở dưới phần chữ ký, và bạn nên để nguyên như vậy để người nhận và bạn có thể xác nhận lại nội dung email cũ trong trường hợp cần thiết.
4. Một số mẫu email tham khảo.
Trên đây là những manner cơ bản khi liên lạc với nhà tuyển dụng bằng email. Vậy cụ thể trong từng tình huống sẽ viết email như thế nào? Chúng ta cùng tham khảo 8 mẫu email trong hình bên nhé!
Trường hợp 1: Mẫu email trả lời xác nhận ngày phỏng vấn mà công ty đã sắp xếp
件名：Giữ nguyên tiêu đề email nhà tuyển dụng đã gửi cho mình (có dạng Re: …)
株式会社◯◯
人事部 ▲▲様
お世話になっております。
(Họ tên)と申します。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
頂きました日程の中から、下記でお伺いさせて頂けますでしょうか。
●月●日（●）●時〜●時
お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
———————
Họ tên
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：Ho_ten@×××××.com
———————-
POINT:
Cảm ơn công ty đã sắp xếp thời gian phỏng vấn
Xác nhận lại thời gian phỏng vấn trong phần Nội dung để tránh trường hợp nhầm lẫn
Nguồn: Tomonijp
