Quy tắc ứng xử cơ bản khi tham gia Bounenkai
Một năm sắp khép lại và đây là thời điểm diễn ra buổi tiệc cuối năm (忘年会 Bounenkai) . Trong tiếng Nhật, từ Bounenkai có nghĩa buổi tiệc để cùng nhau quên những vất vả, buồn chán của năm cũ để chuẩn bị đón năm mới đến. Với các bạn đi làm, chắc chắn các bạn sẽ nhận được thông báo về Bounenkai từ công ty. Vậy có nên tham gia hay không tham gia Bounenkai? Hãy cùng Tomoni tìm hiểu về những mặt bất lợi khi không tham gia, cũng như những điểm tích cực khi tham gia Bounenkai. Ngoài ra, Tomoni cũng giới thiệu chi tiết về quy tắc ứng xử cơ bản khi tham gia Bounenkai để tạo ấn tượng tốt sau buổi tiệc cuối năm, tạo tiền đề tốt cho năm mới làm việc.
Lợi ích khi tham gia Bounenkai
Nhiều bạn không thấy thoải mái khi tham gia Bounenkai, vì không hiểu tại sao mình lại phải bắt buộc tham gia một buổi chỉ để ăn uống và phải giữ ý khi đã hết giờ làm. Tuy nhiên, có rất nhiều lợi ích cho việc tham gia Bounenkai mà các bạn có thể cân nhắc khi quyết định tham gia/không tham gia như dưới đây:
Điểm bất lợi khi không tham gia Bounenkai
- Đánh mất cơ hội mở rộng network. Nếu không tham gia Bounenkai, bạn sẽ không có cơ hội được cùng truyện trò và uống rượu với sếp hay các sempai khác trong công ty, đồng nghĩa với việc đánh mất một cơ hội quý giá để mở rộng các mối quan hệ thân thiết.
- Không thể tham gia vào các cuộc trò câu chuyện liên quan đến Bounenkai trong công ty. Bounenkai là một sự kiện lớn trong công ty mà phần lớn nhân viên đều tham gia. Bởi vậy khi không tham gia Bounenkai, bạn có khả năng bỏ lỡ nhiều câu chuyện bên ngoài công việc tại Bounenkai, và vì thế sẽ khó để cùng tham gia nói chuyện khi mọi người nhắc tới các chủ đề liên quan đến Bounekai.
Điểm hay khi tham gia Bounenkai
- Cơ hội để thể hiện bản thân, tạo cảm tình với nhiều người. Bounenkai là dịp tạo khoảng cách lớn giữa những nhân viên biết cách ứng xử tại những buổi tiệc rượu và những người không biết cách cư xử phù hợp. Những nhân viên biết cách ứng xử phù hợp trong những buổi tiệc rượu thường được sếp hay sempai yêu quý và ưu ái giao cho nhiều công việc hơn.
Liên lạc tham gia/không tham gia Bounenkai
Cần chú ý trả lời sớm, trước hạn trả lời về việc tham gia/không tham gia Bounenkai.
Cũng như các nguyên tắc cơ bản của mail business nói chung, khi trả lời cần chú ý 4 điểm sau:
- Trả lời mail thông báo về Bounenkai với mail có tiêu đề “Re:”, không tự ý đổi tiêu đề mail
- Ghi rõ tên người gửi trong phần nội dung mail
- Câu chào đầu mail
- Cảm ơn về mail thông báo Bounenkai và ghi rõ về việc mình tham gia/không tham gia
Tomoni sẽ giới thiệu chi tiết về cách trả lời trong trường hợp tham gia/không tham gia ở nội dung dưới đây:
Cách trả lời khi tham gia Bounenkai
Mẫu mail khi trả lời tham gia Bounenkai trong nội bộ công ty:
件名：Re:忘年会のご案内
〇〇さん
お疲れ様です。△△です。
忘年会のご案内をお送りいただき
ありがとうございます。
是非とも参加させて頂きます。
また、忘年会の準備で
お手伝いできることがありましたら
遠慮なくお声がけください。
宜しくお願い致します。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
署名
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
Mẫu mail khi trả lời tham gia Bounenkai với người bên ngoài công ty (công ty khách hàng,..)
件名：Re:懇親会のご案内
株式会社〇〇〇〇
営業部 課長 〇〇 〇〇 様
お世話になっております。
この度は懇親会のご連絡をいただき、
誠に有難うございます。
是非とも参加させて頂きます。
皆様とお会いできる日を
楽しみにしております。
引き続き宜しくお願い申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
署名
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
Như đã nêu ở trên, bạn sẽ đánh mất nhiều cơ hội/lợi ích khi tham gia Bounenkai. Tuy nhiên, nếu vẫn không muốn tham gia/ có việc không thể tham gia được, các bạn có thể tham khảo về các cách trả lời như ở mục dưới.
Cách trả lời khi không tham gia Bounenkai
Nguyên tắc quan trọng nhất trong trường hợp không tham gia, đó là nói rõ ràng về việc mình không thể tham gia được. Với việc viết mail trả lời, không nhất thiết phải nêu lý do không tham gia, mà có thể dùng cách đơn giản nhất là 欠席させていただきます.
Tuy nhiên, bạn nên chuẩn bị trước câu trả lời trong trường hợp bị hỏi về lý do không tham gia. Bạn có thể từ chối với lý do về con cái, sức khoẻ,…
1) Lý do về con cái
・子どもの面倒を見てもらうはずの人がキャンセルしてきた。
・子どもが熱を出した。2) Lý do về sức khoẻ
・胃の調子が悪い
・インフルエンザの疑いがある
Với công ty khách hàng, bạn có thể từ chối tham gia mà không ghi rõ lý do như dưới đây:
○○株式会社 ○○課長
○○課長には、いつもお世話になっております。
さて、先日お誘い頂きました忘年会の件なのですが、ぜひお伺いしてご挨拶を申し上げたいところでございますが、あいにく都合がつかず、今回は欠席させて頂きたいと存じます。
大変申し訳ありません。
今後このような機会がございましたら是非参加したいと思います。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎ、欠席のお詫びとさせていただきます。
Trường hợp ghi lý do có thể từ chối với lý do có công việc với bên đối tác:
○○株式会社 ○○課長
平素は格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。
このたびは、忘年会へのお誘い有難うございます。
せっかくのお誘いなのですが、当日は○○の為、出張する予定が入っており、参加することができません。
今後このような機会がございましたら是非参加したいと思います。
またお誘い頂ければ幸いです。
メールにて恐縮なのですが取り急ぎお詫びとご連絡を申しあげます。
Lưu ý không dùng những lý do như đã được bên khác mời tham dự tiệc cuối năm「他の忘年会に誘われているから」
Quy tắc ứng xử cơ bản khi tham gia Bounenkai
Không đi muộn
Nhiều người chủ quan, suy nghĩ sẽ đi cùng với mọi người ở công ty sau khi tan làm để tới địa điểm Bounenkai. Bởi vậy khi có việc đột xuất không thể đi cùng mọi người ở công ty sẽ dễ xảy ra việc đi muộn vì không có sự chuẩn bị trước về tra cứu đường đi/ số điện thoại để liên lạc.
Nên xác nhận về cách di chuyển đến địa điểm Bounenkai về việc mọi người sẽ cùng tập trung và xuất phát từ công ty, hay sẽ tập hợp/đi riêng tới địa điểm hội trường cũng như memo lại về địa chỉ, số điện thoại của địa điểm tổ chức.
Chỗ ngồi trong Bounenkai
Lưu ý không tự ý ngồi vào một chỗ bất kỳ khi tới hội trường.
Trong cách sắp xếp vị trí ngồi của văn hoá Nhật, có 上座（かみざ）- Ghế thượng toạ và 下座（しもざ）- Ghế hạ toạ. Ghế thượng toạ là những ghế ở phía trong cùng của hội trường, thường dành cho những người có địa vị trong công ty. Ghế hạ toạ là ghế ở gần phía cửa, thuận tiện để gọi món hay đưa đĩa cho nhân viên để dọn dẹp, nên thường là ghế cho những nhân viên bên dưới.
Thường thì người phụ trách buổi Bounenkai（幹事 かんじ）sẽ có mặt sớm tại hội trường, để tránh ngồi vào không đúng chỗ, các bạn nên hỏi người phụ trách về chỗ mình có thể ngồi. Kể cả trong trường hợp được nói là ngồi chỗ nào cũng được, các bạn cũng nên ngồi chỗ hướng gần phía cửa ra vào.
Cách gọi đồ uống đầu tiên
Lưu ý sẽ luôn có đồ uống đầu tiên để mọi người cùng chạm ly và bắt đầu buổi tiệc. Bởi vậy nên chọn những đồ uống cơ bản, nhiều người lựa chọn cho đồ uống đầu tiên để buổi tiệc nhanh chóng được bắt đầu như bia hay trà oolong.
Thường người phụ trách buổi Bounenkai sẽ hỏi về đồ uống đầu tiên là「ビールの人？」「ウーロン茶の人？」. Khi đó bạn hãy lựa chọn trong đồ uống được người phụ trách hỏi, sẽ giúp cho việc đếm số người cho mỗi loại đồ uống được nhanh chóng. Từ đồ uống thứ hai, các bạn có thể gọi theo sở thích cá nhân của mình như các đồ uống cocktails hay các loại nước ngọt khác.
Chia đồ ăn trước mặt cho mọi người xung quanh
Thường trong các buổi tiệc như Bounenkai, đồ ăn sẽ được phục vụ theo các đĩa to và mọi người tự lấy vào đĩa của mình. Khi có đĩa đồ ăn được chuyển tới trước mặt, việc bạn lấy đĩa nhỏ để chia thức ăn từ đĩa lớn và mời người ngồi bên trái, tiếp theo đến người ngồi bên phải rồi mới lấy đến phần của mình sẽ tạo ấn tượng tốt cho đồng nghiệp của bạn.
Nhiều bạn cảm thấy hơi ngại ngùng cũng như thấy việc chia đồ ăn như vậy là không cần thiết. Tuy nhiên, những buổi tiệc/ăn uống của công ty đều có mục đích quan trọng là để gắn kết những người tham gia, bởi vậy bằng hành động chia đồ ăn cho đồng nghiệp xung quanh, hội thoại「どうぞ」「ありがとう」sẽ được thực hiện, giúp việc gắn kết mọi người được tốt hơn.
Về cách mời/rót rượu
Trong văn hoá của Nhật có お酌（おしゃく）để chỉ việc thể hiện tấm lòng biết ơn cũng như kính trọng đối phương qua hành động rót rượu vào ly của đối phương. Chỉ bằng việc rót rượu và đi kèm những câu nói như 「今年もありがとうございました」「今年もよろしくお願いします」, bạn sẽ khiến cho đối phương cảm thấy rất vui vẻ và thoải mái. Ngoài ra, chú ý những điểm sau khi rót rượu/ mời rượu sẽ khiến cho bạn tạo được ấn tượng tốt.
- Dành sự quan tâm đến việc mọi người uống gần hết hay chưa. Khi thấy ly của đối phương chỉ còn khoảng 1/3, bạn có thể mời お注ぎしましょうか？(Để em rót cho anh/chị nhé) trong trường hợp đồ uống bia/rượu, hoặc 次は何にしますか？(Anh/chị dùng đồ uống gì tiếp) trong trường hợp các đồ uống như cocktails, trà, nước ngọt,..
- Không cầm một chai bia/rượu đi vòng quanh và mời người khác. Đến chào hỏi ở các bàn và dùng đồ uống được đặt tại bàn đó để rót/mời rượu.
- Để nhãn chai rượu/bia hướng lên trên khi rót/mời rượi.
Giữ tinh thần vui vẻ khi tham gia
Cuối cùng, nhiều người có suy nghĩ trả tiền phí tham gia, rồi đến ngày có mặt tại địa điểm buổi tiệc là được. Tuy nhiên, buổi tiệc Bounenkai của công ty không có mục đích là dịp để uống rượu nhậu nhẹt, mà là nơi để mọi người cùng nhau giao tiếp, truyện trò vui vẻ và gắn kết với nhau. Bởi vậy khi bạn có tinh thần vui vẻ, tích cực và chủ động để tham gia, bạn sẽ thấy thoải mái để tận hưởng buổi tiệc hơn.
Ngoài ra, khi vào làm tại công ty Nhật, chắc hẳn ai cũng sẽ có một lần được yêu cầu nói lời mở đầu để mọi người cùng chạm ly. Bí quyết cho việc nói lời mở đầu buổi tiệc này là việc đảm bảo đúng thứ tự của 3 mục 自己紹介・一言・乾杯 (Giới thiệu bản thân – Vài câu ngắn gọi – Mời mọi người cùng nâng cốc).
Câu giới thiệu về bản thân có thể ngắn gọn
ただいまご指名をいただきました○○です。
Vài câu ngắn gọn có thể về nội dung tổ chức buổi tiệc Bounenkai, hay lời cảm ơn đến những người tham gia tổ chức buổi tiệc.
一年の疲れを癒して、来年に向けて英気を養ってください。今日は時間が許す限り、飲んで食べて楽しみましょう。
Cuối cùng, để mời mọi người cùng nâng cốc hào hứng có thể dùng các câu như dưới đây
・みなさんの1年間の労をねぎらって、乾杯！
・来年がいい年であるように願って、乾杯！